Datenschutzordnung - DCV - Cobigolf

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Datenschutzordnung

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Präambel

Die weibliche Form ist der männlichen Form in dieser Datenschutzordnung gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt.
Der Deutsche Cobigolfsport-Verband e.V., im folgenden kurz DCV genannt, ist laut seiner Satzung eine Gemeinschaft von Vereinen, deren Mitglieder Golfsport auf stationären Bahnen betreiben. Zweck des DCV ist die Förderung des Sportes.
Mitglieder des DCV sind Cobigolf-Vereine oder Bahnengolf-Vereine, welche sich mit der Aufnahme verpflichten, die Zwecke und Aufgaben des DCV mitzutragen. Ehren- und Einzelmitgliedschaft ohne Stimmrecht ist möglich.
Die „DCV-Jugend“ wird laut Jugendordnung des DCV gebildet aus allen jugendlichen Mitgliedern der dem Deutschen Cobigolfsport-Verband (DCV) angeschlossenen Vereine bis zum vollendeten 18. Lebensjahr. Mitglieder sind die Jugendlichen sowie die gewählten und berufenen Mitarbeiter der Jugendabteilung.
Der DCV verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des DCV). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Verbands zu gewährleisten, gibt sich der DCV die nachfolgende Datenschutzordnung.



§ 1 Allgemeines
Der DCV verarbeitet personenbezogene Daten u.a. der Mitgliedsvereine und deren Mitgliedern, Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im DCV, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.  



§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1.
Der DCV verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.


1.1
Der Präsident erhebt, erfasst und verarbeitet keine personenbezogenen Daten.



1.2
Der Geschäftsführer (allgemeine Verwaltung) erhebt, erfasst und verarbeitet die Daten der Mitgliedsvereine:

1.2.1
Mitgliederzahlen (aktiv und passiv)

1.2.2
Funktionsträger (mit Funktion, Name, Vorname, Anschrift, Telefon und eMail-Anschrift)

1.2.3
Vereins- und Kategorienwechsel

1.2.4
Jugendliche (mit Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Angabe zum Spielerstatus –aktiv/passiv-, Telefon und eMail-Anschrift)
Zweck der Datenerhebung: Vereinfachung des Meldeverfahrens - Die Meldung muss nur an den Geschäftsführer abgegeben werden, der die Daten an die entsprechenden Funktionsträger weiterleitet.



Die Daten werden weitergegeben an  

1.2.5
den Schatzmeister des DCV (Mitgliederzahlen) zur Erstellung der Beitragsrechnungen an die Mitgliedsvereine

1.2.6
alle Vorstandsmitglieder des DCV (für die Funktionsträger der Mitgliedsvereine)

1.2.7
den Sportwart des DCV (Vereins- und Kategorienwechsel)

1.2.8
den Jugendwart des DCV (Daten der Jugendlichen)

1.2.9
den Pressewart des DCV (Öffentlichkeitsarbeit)



Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet.



1.3
Der Schatzmeister erfasst und verarbeitet die Daten der Mitgliedsvereine:

1.3.1
Mitgliederzahlen (aktiv und passiv), um die Beitragsrechnungen zu erstellen.



Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet.



1.4
Der Sportwart erhebt, erfasst und verarbeitet folgende Daten von Mitgliedern der Mitgliedsvereine:

1.4.1
Vorname, Nachname, Kategorie, Vereinszugehörigkeit, Datum des gespielten Turniers, Minigolfanlage des Turniers, Gespielte Rundenergebnisse [ggf. gespieltes Ergebnis pro Bahn], erreichte Platzierung
Zweck der Datenerhebung sind

1.4.2
die Erstellung der Bundesrangliste für das System Cobigolf

1.4.3
die Erstellung von Ergebnislisten für Deutsche Meisterschaften des Systems Cobigolf

1.4.4
die Erstellung von Ergebnislisten des Bundesranglisten-Endturniers für Jugend und Schüler des Systems Cobigolf

1.4.5
die Erstellung von Ergebnislisten für Pokalurniere

1.4.6
die Erfassung von Meldedaten für Deutsche Meisterschaften des Systems Cobigolf

1.4.7
die Erfassung von Meldedaten für das Bundesranglisten-Endturnier für Jugend und Schüler des Systems Cobigolf



Die Daten werden weitergegeben an  

1.4.8
den Pressewart des DCV (Öffentlichkeitsarbeit/Internet)

1.4.9
die Funktionsträger des DCV

1.4.10
die Geschäftsstelle des DCV

1.4.11
die Funktionsträger im Deutschen Minigolfsport-Verband

1.4.12
die Geschäftsstellen der Landesverbände im Deutschen Minigolfsport Verband



Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet.



1.5
Der Jugendwart erfasst und verarbeitet die Daten der Jugendlichen, um wettkampfvorbereitende Maßnahmen durchführen zu können:

1.5.1
Jugendliche (mit Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Angabe zum Spielerstatus –aktiv/passiv-, Telefon und eMail-Anschrift)



Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet.



1.6
Der Pressewart (Öffentlichkeitsarbeit) erfasst und verarbeitet folgende Daten zur Veröffentlichung auf der Internetseite des DCV:

1.6.1
Mitgliederzahlen (aktiv und passiv) –im kennwortgeschützten Bereich-

1.6.2
Funktionsträger (mit Funktion, Name, Vorname)

1.6.3
Vereins- und Kategorienwechsel

1.6.4
Sieger und Meistertitel sowie Platzierung bei Turnieren (mit  Platzierung, Vorname, Nachname, Kategorie, Spielerpassnummer, Vereinszugehörigkeit, ggf. Sterbejahr, Datum des gespielten Turniers, Minigolfanlage des Turniers, Gespielte Rundenergebnisse [ggf. gespieltes Ergebnis pro Bahn]), Mannschaftszugehörigkeiten

1.6.5
Ergebnislisten von Bahnengolfturnieren mit Auswertungen in verschiedenen Aufbereitungen mit den Daten, wie unter 1.6.4 aufgeführt

1.6.6
Wettkampf-Bilder



Eine Weitergabe außerhalb der Homepage ist nicht vorgesehen.
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet.



§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten des DCV und seiner Mitgliedsvereine werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Verbandszeitung und im Internetauftritt veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen (mit Name, Vorname, Spielerpass-Nummer, Alterskategorie, Vereinszugehörigkeit, Platzierung und Ergebnissen) sowie Mannschaftsaufstellungen. Weitere Daten sind unter 1.6 dieser Ordnung dargestellt.
3.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4.
Auf der Internetseite des DCV werden die Daten der Mitglieder des DCV-Vorstands und der Vorstände seiner Mitgliedsvereine mit Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.



§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im DCV
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (in Funktion des Geschäftsführers) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Die Delegation zur Erhebung der zu verarbeitenden Daten an ein anderes Vorstandsmitglied ist möglich.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungs­tätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.



§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern im DCV  insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten
2.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vereinsbezeichnung (bzw. bei Einzelmitgliedern auch Vornamen, Nachnamen) und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.



§ 6 Kommunikation per E-Mail
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.



§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitglieder des Vorstands im DCV, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.



§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im DCV in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der DCV derzeit keinen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.



§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1.
Der DCV unterhält einen zentralen Auftritt für den Gesamt-DCV. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2.
Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3.
Abteilungen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.



§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1.
Alle Mitarbeiter des DCV dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.



§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des DCV am 09.03.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des DCV in Kraft.

100-403

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