Datenschutzordnung |
Präambel | ||
Die weibliche Form ist der männlichen Form in dieser Datenschutzordnung gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt. | ||
Der COBI-GOLF-CLUB Blau-Gelb Grötzingen 1968 e.V., im folgenden kurz CGC Grötzingen genannt, ist laut seiner Satzung eine Gemeinschaft, deren Mitglieder Golfsport auf stationären Bahnen betreiben. Zweck des CGC Grötzingen ist die Förderung des Sports. | ||
Der Verein besteht aus den aktiven Mitgliedern, den passiven Mitgliedern, den jugendlichen Mitgliedern ( -18) und den Ehrenmitgliedern. | ||
Der CGC Grötzingen verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der CGC Grötzingen die nachfolgende Datenschutzordnung. | ||
| § 1 Allgemeines | ||
Der CGC Grötzingen verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder, Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeitern, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im CGC Grötzingen, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. | ||
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder | ||
1. | Der CGC Grötzingen verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. | |
1.1 | Der 1. Vorsitzende erhebt, erfasst und verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten: | |
1.1.1 | Mitglieder (mit Funktion, Name, Vorname, Anschrift, Telefon und eMail-Anschrift, Angabe zum Spielerstatus-aktiv/passiv und Spielerleichterungen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Eintrittsdatum, Bankverbindung) | |
1.1.2 | Funktionsträger (mit Funktion, Name, Vorname, Anschrift, Telefon und eMail-Anschrift, Lizenzen/ Lizenznummern) | |
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. | ||
1.4 | Der Sportwart erhebt, erfasst und verarbeitet folgende Daten von Mitgliedern: | |
1.4.1 | Vorname, Nachname, Kategorie, Spielerleichterungen, Vereinszugehörigkeit, Datum eines Turniers, Ort der Minigolfanlage, gespielte Rundenergebnisse [ggf. gespieltes Ergebnis pro Bahn], Mannschaftszugehörigkeit, erreichte Platzierung. | |
Zweck der Datenerhebung sind | ||
1.4.2 | die Vorbereitung von sportlichen Maßnahmen / Turnieren sowie Vorbereitung und Erstellung von Ergebnislisten der sportlichen Maßnahmen / Turniere | |
1.4.3 | die Erfassung von Meldedaten für Pokalturniere, Meisterschaften und weitere sportliche Maßnahmen | |
1.4.4 | Meldung von Mitgliedern zu Fortbildungsmaßnahmen wie Turnierleiter- oder Schiedsrichterlehrgängen | |
Die Daten werden weitergegeben an | ||
1.4.5 | den Pressewart des CGC Grötzingen (Öffentlichkeitsarbeit/Internet) | |
1.4.6 | die Geschäftsstelle des CGC Grötzingen | |
1.4.7 | die Funktionsträger im Deutschen Minigolfsport-Verband (DMV) | |
1.4.8 | die Funktionsträger im Badischen Bahnengolfsport-Verband (BBS) | |
1.4.9 | die Geschäftsstellen der beteiligten Landesverbände im Deutschen Minigolfsport Verband (DMV) | |
1.4.10 | die Geschäftsstellen der teilnehmenden Vereine eines Turniers | |
1.4.11 | den Verantwortlichen für die Erstellung der Homepage des Vereins | |
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. | ||
1.5 | Der Jugendwart erfasst und verarbeitet die Daten der Jugendlichen, um wettkampfvorbereitende Maßnahmen und Freizeitaktivitäten durchführen zu können: | |
1.5.1 | Jugendliche (mit Funktion, Name, Vorname, Anschrift, Telefon und eMail-Anschrift, Angabe zum Spielerstatus-aktiv/passiv und Spielerleichterungen, Geburtsdatum, Erziehungsberechtigte) | |
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. | ||
1.6 | Der Pressewart (Öffentlichkeitsarbeit) erfasst und verarbeitet folgende Daten zur Veröffentlichung auf der Internetseite des CGC Grötzingen: | |
1.6.1 | Funktionsträger (mit Funktion, Name, Vorname) | |
1.6.2 | Vereins- und Kategorienwechsel | |
1.6.3 | Sieger und Meistertitel sowie Platzierung bei Turnieren (mit Platzierung, Vorname, Nachname, Kategorie, Spielerpassnummer, Vereinszugehörigkeit, Datum des gespielten Turniers, Minigolfanlage des Turniers, gespielte Rundenergebnisse [ggf. gespieltes Ergebnis pro Bahn]), Mannschaftszugehörigkeiten) | |
1.6.4 | Ergebnislisten von Bahnengolf-Turnieren mit Auswertungen in verschiedenen Aufbereitungen mit den Daten, wie unter 1.6.3 aufgeführt | |
1.6.5 | Wettkampf-Bilder | |
1.6.6 | Vorbereitung von Meldungen, Bildern und Ergebnislisten für die Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins | |
Die Daten werden weitergegeben an | ||
1.6.7 | den Verantwortlichen für die Erstellung der Homepage des Vereins | |
1.6.8 | Örtliche Medien, Presse | |
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. | ||
1.7 | Der Schriftführer erfasst und verarbeitet folgende Daten von Mitgliedern: | |
1.7.1 | Mitglieder (Name, Vorname, Anschrift, eMail-Anschrift, ggf. Erziehungsberechtigte, Telefon) | |
Zweck der Datenerhebung / Datenverarbeitung ist zum Versand der Einladungen zu Mitgliederversammlungen an die jeweiligen Mitglieder auf dem Postweg oder per eMail sowie telefonische Rückfragen bzgl. vereinbarter Zusagen. | ||
Die Daten werden elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. | ||
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit | ||
1. | Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten des CGC Grötzingen werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und im Internetauftritt veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. | |
2. | Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen (mit Name, Vorname, Spielerpass-Nummer, Alterskategorie, Vereinszugehörigkeit, Platzierung und Ergebnissen) sowie Mannschaftsaufstellungen. Weitere Daten sind unter 1.3 dieser Ordnung dargestellt. | |
3. | Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. | |
4. | Auf der Internetseite des CGC Grötzingen werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Kontaktdaten und Funktion veröffentlicht. | |
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im CGC Grötzingen | ||
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (in Funktion des Vorsitzenden) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. | ||
Die Delegation zur Erhebung der zu verarbeitenden Daten an ein anderes Vorstandsmitglied ist möglich. | ||
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. | ||
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen | ||
1. | Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern im CGC Grötzingen insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. | |
2. | Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. | |
3. | Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. | |
§ 6 Kommunikation per E-Mail | ||
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. | ||
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit | ||
Alle Mitglieder des Vorstands im CGC Grötzingen, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. | ||
§ 8 Datenschutzbeauftragter | ||
Da im CGC Grötzingen in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der CGC Grötzingen derzeit keinen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. | ||
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten | ||
1. | Der CGC Grötzingen unterhält einen zentralen Internet-Auftritt. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden. | |
2. | Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. | |
3. | Abteilungen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorsitzende / Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorsitzenden / Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar. | |
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung | ||
1. | Alle Mitarbeiter des CGC Grötzingen dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. | |
2. | Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden. | |
§ 11 Inkrafttreten | ||
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des CGC Grötzingen am 08.04.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des CGC Grötzingen in Kraft. | ||
Veröffentlicht auf der Homepage des CGC Grötzingen (https://www.heinzspiekermann.de/CGC_Groetzingen/) am 25.05.2019 | ||
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